Privacy statement

Inleiding

Via Wim is een expertise-organisatie op het gebied van inkomensoptimalisatie en risico- en kostenbeheersing bij verzuim, re-integratie en arbeidsongeschiktheid. In dit statement informeert de directie van Via Wim zijn betrokkenen over de verschillende gegevensverwerkingen die plaatsvinden.

Omgang met persoonsgegevens

In de dienstverlening van Via Wim staan mensen centraal. Er worden op noemenswaardige schaal (bijzondere) persoonsgegevens verwerkt in het kader van verstrekte (advies)opdrachten. Ter bescherming van zijn opdrachtgevers en hun medewerkers, de eigen medewerkers en samenwerkingspartners neemt Via Wim privacy zeer serieus.

Ten aanzien van het onderwerp privacy en bescherming persoonsgegevens hanteert Via Wim in zijn bedrijfsvoering een ‘risk-based benadering’. Dat wil zeggen dat Via Wim zich niet puur en alleen focust op de naleving van wetten en regels, maar zich richt op de meest omvangrijke en risicovolle verwerkingen en de beveiliging daarvan. Via Wim realiseert zich dat het beschermen van persoonsgegevens en het privacy-proof houden van zijn organisatie een dynamisch proces is met vele uitdagingen. De verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens van (arbeidsongeschikte) medewerkers van de opdrachtgevers van Via Wim zijn het meest omvangrijk en risicovol. Hier ligt de focus van Via Wim.

Daarnaast wordt er veel waarde gehecht aan het creëren van bewustzijn op de werkvloer ten aanzien van een zorgvuldige omgang met alle gegevens.
Via Wim is constant op zoek en streeft naar de juiste balans tussen compliance (voldoen aan wet- en regelgeving) en het behouden van een werkbare situatie voor alle betrokkenen, met voldoende ruimte om zijn opdrachtgevers en hun werknemers van optimaal advies te kunnen voorzien.

Doeleinden van de gegevensverwerkingen

Via Wim verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het vervullen van zijn rol als adviseur binnen de verschillende facetten van de dienstverlening. Via Wim verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van opdrachtgevers en/of hun medewerkers ten behoeve van sociaal bedrijfskundige of andere dienstverlening die tot doel heeft om de opdrachtgever te ondersteunen bij preventie, verzuim, re-integratie en arbeidsongeschiktheid overeenkomstig de verstrekte opdracht. Met betrekking tot onze dienstverlening verwijzen wij naar de algemene informatie over de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en specifieke informatie, zoals de “Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers” zoals gepubliceerd op de website van Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). Uiteraard handelt Via Wim overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving, tevens dragen wij er zorg voor dat onze professionals zich conformeren aan de gedragscodes van hun beroepsgroep en zich onderwerpen aan het bijbehorende tuchtrecht.
• Het vervullen van zijn rol als opdrachtnemer of leverancier. Via Wim verwerkt persoonsgegevens van zijn opdrachtgevers en/of contactpersonen voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten ter zake van de dienstverlening en het beheren van de daaruit voortvloeiende relaties, met in begrip van het uitvoeren van activiteiten gericht op vergroting van ons opdrachtgeversbestand.
• Het vervullen van zijn rol als werkgever voor zijn eigen werknemers. Via Wim verwerkt in dit kader persoonsgegevens onder andere ten behoeve van opbouw en beheer personeelsdossiers, salarisadministratie, het voldoen aan wettelijke re-integratieverplichtingen en het beoordelen van het functioneren.
• Het vervullen van zijn rol als opdrachtgever voor zijn eigen opdrachtnemers en leveranciers. Via Wim verwerkt in deze rol persoonsgegevens ten behoeve van contractbeheer, beoordelen van geschiktheid van opdrachtnemer voor een te verstrekken opdracht en verrichten van betalingen.

Verwerking van persoonsgegevens: adviesopdrachten en zakelijke relaties

De verwerking van persoonsgegevens binnen Via Wim vindt voornamelijk plaats door sociaal bedrijfskundige professionals. De professionals van Via Wim verzamelen en verwerken (bijzondere) persoonsgegevens ten behoeve van onderzoek, dit zijn in de regel meer gegevens dan noodzakelijk ten behoeve van het totaalbeeld. De rapportage aan de opdrachtgever bevat echter niet meer (bijzondere) persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk om de vraagstelling te beantwoorden, met in acht name van de wet- en regelgeving en zo nodig is expliciete toestemming aan betrokkene gevraagd.
Daarnaast worden er gegevens van zakelijke relaties verwerkt, namelijk (potentiële) opdrachtgevers, leveranciers en samenwerkingspartners. De gegevens die Via Wim verwerkt van zijn zakelijke relaties verwerkt zijn veelal bedrijfsgegevens en vallen niet onder de AVG. De gegevens van contactpersonen (naam, contactgegevens en functie) van alle zakelijke relaties vallen hier wel onder. Via Wim gaat met alle gegevens zeer zorgvuldig om, ook bedrijfsgegevens worden zeer vertrouwelijk behandeld.

Verstrekken van gegevens aan derden

Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden kan noodzakelijk zijn om uitvoering te geven aan een overeenkomst, dan wel om wet- en regelgeving na te leven. Via Wim verstrekt in geen geval persoonsgegevens voor commercieel gewin.
Als de wet dit vereist zal Via Wim gegevens verstrekken aan de Rijksoverheid, handhavingsinstanties of de rechterlijke macht.

Informatiebeveiliging

Binnen de bedrijfsvoering heeft Via Wim zijn gehele opdracht- , account- en personeelsdossierbeheer gedigitaliseerd en onder gebracht in online applicaties, die voldoen aan een hoog beschermingsniveau (hoger dan Via Wim zelf in eigen beheer zou kunnen realiseren) en/of uitbesteedt aan derden. De leveranciers van de online applicaties en overige diensten kunnen persoonsgegevens verwerken waardoor zij als verwerker worden aangemerkt volgens de AVG. Verwerkers worden mede geselecteerd op hun privacy beleid, afspraken worden contractueel vastgelegd en indien daartoe aanleiding is wordt de nakoming ervan gecontroleerd.

Cookies

Via Wim maakt op zijn website enkel gebruik van web statistiek cookies. Het gebruik van deze cookies heeft geen gevolgen voor de bezoekers van de website, omdat met deze cookies geen persoonsgegevens worden verwerkt.

Bewaarbeleid

Gegevens worden niet langer bewaard dan de bewaartermijn die in de wet dan wel in het vrijstellingsbesluit van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn bepaald. Via Wim heeft een Register Gegevensverwerking opgesteld en hierin zijn de bewaartermijnen die voor de verschillende gegevensverwerkingen gelden vastgelegd.

Inzage, wijzigen en wissen van persoonsgegevens

Opdrachtgevers en/of hun medewerkers, eigen medewerkers, zakelijke relaties kunnen bij de directie van Via Wim een schriftelijk verzoek indienen om hun gegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen die in het opdracht-, personeels- respectievelijk accountdossier zijn vastgelegd, tenzij dit wettelijk niet is toegestaan (bijv. wettelijke bewaarplicht). Klachten of vermoedelijke misstanden ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens binnen Via Wim kunnen worden gemeld bij de directie van Via Wim, dan wel bij de Autoriteit Persoonsgegevens te Den Haag.

Wijzigingen Privacy Statement

De directie van Via Wim behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. Deze versie is vastgesteld op 22 januari 2018.